Vijf inkoppers voor een efficiëntere werkdag
Zet je notificaties uit – dus ook je mail
Afleiding is ceo, manager en directe leidinggevende van inefficiency. Dat weet ik, dat weet jij, dat weet iedereen. En het cijfer kennen we ook: elke afleiding zorgt ervoor dat je je focus tien minuten kwijt bent.
Laat ik dus maar beginnen met een makkelijke vraag: is het echt nodig om je telefoonscherm op te laten lichten als Eva, Marc en Berry in de leuksteburenwhatsappgroep Jantine met een gezellig gifje feliciteren met haar 31ste?
Als je ‘nee’ antwoordde en de notificaties van je whatsappgroepen al uit hebt staan, ben je misschien al wel toe aan de meeste extreme stap: gebruik bij focuswerk de vliegtuigstand van je telefoon en sluit je e-mailclient op je computer af.
Onderzoek wat voor jou goed werkt. Als je met allemaal collega’s een belangrijke deadline moet halen, is bereikbaarheid misschien wat belangrijker dan wanneer je enige taak is om dat ene rapport af te schrijven voor het einde van de week. (coachingpraktijk twente)
Gebruik een ttd-app (coachingpraktijk twente)
Om efficiënt te kunnen werken, heb je overzicht nodig. Overzicht over dat wat je allemaal moet doen. Jarenlang gebruikte ik hiervoor de Notities-app op mijn Mac en iPhone. Tot ik eind vorig jaar op Twitter een tip tegenkwam van RTL-journalist Daniël Verlaan: Todoist.
Zo’n app biedt je net even wat meer mogelijkheden dan het handgeschreven lijstje naast je toetsenbord en de digitale variant ervan. Zo kun je je taken onderbrengen in verschillende projecten (en kleurtjes, hoera), er subtaken aan toevoegen, ze makkelijk verschuiven naar een andere dag en heb je niet alleen inzicht in je dag, maar ook in de komende week of zelfs al je taken. En het afvinken van zo’n taak geeft bijna net zoveel voldoening als het met pen doorkrassen van een klus op je handgeschreven lijstje.
Andere populaire to-do-apps zijn Remember the Milk, Any.Do en Microsofts To-Do, de opvolger van Wunderlist. (coachingpraktijk twente)
Een voor een
Soms blokkeer ik als ik mijn takenlijst voor de dag bekijk. Ik zie al mijn taken in die fantastische app voor me, maar ervaar geen overzicht. In mijn hoofd rijdt er een afstandsbestuurbaar autootje continu tegen dezelfde drempel aan. Boem. Boem. Boem.
Dan helpt het mantra ‘een voor een’. Ik sluit m’n ttd-app, begin met mijn belangrijkste/ingewikkeldste taak (zie ook de kikker hieronder) en kijk pas als ik een taak heb afgerond weer naar de volgende taak. Als ik dan weer schrik van de lijst, herhaal ik weer een paar keer ‘een voor een’. Het helpt. Let maar op. (coachingpraktijk twente)
Slik die kikker door
In de app-conversatie met m’n liefdespartner is de kikker het meest besproken dier. Een kleine greep: ’moet vandaag een grote kikker doen’, ’succes met de kikker knappe’, ‘heb kikker af’ en ‘begonnen aan m’n kikker’. De bijbehorende theorie heet eat that frog en is bedacht door Brian Tracy.
Als je je dag begint met het eten van een levende kikker, is de rest van dag een makkie, zo luidt de korte versie van de theorie die Tracy in zijn wereldwijde bestseller Eat that froguitgebreider onderbouwt. Doe eerst datgene waar je als een berg tegenop ziet, dat wat weerstand oproept of dat wat het grootste karwei is. Als dat af is, heb je een heerlijk succes om de rest van de dag op te teren.
Dat werkt als een tierelier. De dagen waarop ik de kikker op m’n bureau laat rondlopen terwijl ik dat bureau opruim en vervolgens mails beantwoord en mijn administratie bijwerk, krijgen van mij een aanzienlijk lagere review dan de dagen waarop ik de kikker direct verorber. Daarna gaat alles makkelijker. (coachingpraktijk twente)
Coachingpraktijk Twente
Wil je effectiever worden op het werk? Aan competenties werken? Of juist ontdekken wat goed bij je past? Ga dan aan de slag in een coach traject. In een traject leer je jezelf goed kennen. Je ontdekt waarom je doet zoals je doet, wat je talenten zijn, welke werkzaamheden je graag uitvoert en in welke werkomgeving je het beste tot je recht komt. Wil je meer weten? Kijk dan eens rond op onze website of maak een afspraak voor een kennismakingsgesprek.
CoachPraktijk Twente is NOLOC erkend.
coachingpraktijk twente
Meer berichten lezen? Lees hier meer informatie over loopbaancoaching.