Je hebt van die momenten dat iedereen je nodig lijkt te hebben. De hele dag door krijg je mailtjes en belletjes en om de haverklap staat er een collega naast je bureau. Daarnaast heb je ook nog je lijst met taken die je sowieso van plan was te doen. Hoe houd je je hoofd boven water? Het Eisenhowerschema helpt om alles wat er op je af komt in te delen. Zo wordt de stress een stuk minder. (Coaching timemanagement)

Wat houdt het model van Eisenhower in?

Dit schema stelt je eigenlijk twee vragen: ‘Hoe belangrijk is de taak?’ en ‘Hoe urgent is de taak?’. Nadat je deze vragen hebt beantwoord, kun je je taak in één van de vier kwadranten plaatsen.

• Doen (belangrijk en urgent)
  In dit kwadrant passen urgente problemen of projecten met een harde deadline. Bijvoorbeeld een klant bellen dat je morgen niet kunt langskomen.
• Plannen (belangrijk en niet urgent)
  Denk aan voorbereidingswerk, zoals een afspraak of een presentatie voorbereiden. Stel jezelf de vraag: als ik dit niet doe, brengt me dat op de lange termijn in de problemen? Is het antwoord bevestigend, dan hoort de taak in dit kwadrant thuis. We noemen dit kwadrant ook wel het kwaliteitskwadrant. Plan deze taken goed en besteed er voldoende tijd aan. Zo voorkom je dat belangrijke taken urgent worden. (Coaching timemanagement)
• Delegeren (niet belangrijk en urgent)
  Bijvoorbeeld vragen die je krijgt die andere mensen ook kunnen beantwoorden. Zijn het kleine taken, dan kun je zelf snel doen. Zijn het grotere taken, vraag dan of iemand anders dit wil overnemen.
• Elimineren (niet belangrijk en niet urgent)
  Zoals het checken van je social media of gesprekken met collega’s bij het koffiezetapparaat. Als je je doelen wilt bereiken, is het zonde om je kostbare tijd hieraan te besteden. (Coaching timemanagement)

Wat is het verschil tussen belangrijk en urgent?

We hebben de neiging om alles wat urgent is ook belangrijk te vinden. Denk maar aan een rinkelende telefoon. Je hebt beperkte tijd om je telefoon op te nemen. Maar was dit telefoontje ook belangrijk? Dat weet je pas als je hem opneemt.

Of iets belangrijk is kun je alleen vaststellen als je je prioriteiten en doelen scherp hebt. De taak moet passen bij je functie. Kijk ook naar de gevolgen: taken die grote gevolgen hebben zijn belangrijker dan taken waarvan de gevolgen onmerkbaar zijn. (Coaching timemanagement)

Hoe gebruik ik het Eisenhowerschema?

Zorg dat je je doelen helder hebt. Noteer je belangrijkste doelen, print ze en hang ze boven je bureau. Hang daarnaast het Eisenhowerschema. Doorloop je mail en plaats ze in gedachten stuk voor stuk in één van de kwadranten. Handel ze gelijk af volgens het schema. Zo wordt je gedwongen één van de vier keuzes te maken en kun je het daarna loslaten. Je zult merken dat je deze manier van werken daarna ook bij andere taken kunt toepassen. (Coaching timemanagement)

Bron: ICM

Coaching timemanagement

Wil jij aan de slag met timemanagement? Ga dan aan de slag in een coachtraject of meldt je hele team aan voor onze training? Meer weten? Kijk dan eens rond op onze website of maak een afspraak voor een kennismakingsgesprek. Meer berichten lezen? Lees hier meer over loopbaancoaching.